Windows10メールアプリを使う場合の注意点

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Windows10メールアプリを使う場合の注意点

2021.10.27

Windows10に標準で搭載されているメールアプリ。別途outlookなどのメールアプリを購入する必要もなくなるので、利用されている方は多いのではないでしょうか。
ですが、このWindows10メールアプリを利用されている場合は、必ず定期的に不要になったメールを削除して整理する必要があります
これまでのOutlookやWindowsLiveメールといったメールソフトと同じように使っていると、ある日突然メールが受信できないといった混乱が起きる可能性が高いので注意が必要です。

ある日突然メールが受信できなくなったら、パニックになりませんか?
使っているレンタルサーバーによっては、サーバーに負荷がかかるのを回避するために、過去の溜まったメールを強制的に削除する可能性もあります。

今回は、そのような最悪の事態にならないためのポイントをお伝えさせて頂きます。

win10mail.jpg

メールアプリの種類はIMAPとPOPの2つ

メールアプリには、大きく分けてサーバー同期型(IMAP)とダウンロード型(POP)の2種類のアプリがあります。それぞれの特徴をわかりやすくまとめると以下のようになります。

サーバー同期型(IMAP)のメールアプリ

メールサーバーからメールをダウンロードすることなく、パソコンやスマホ、タブレットといったデバイスにインストールされているメールアプリで同期化してメールを表示する形式を、IMAPメールといいます。

GmailやYahooメール、Outlook.comなどのフリーメールは、ほとんどがこのIMAPメールです。
Windows10メールアプリも、これらと同じくIMAPメールのアプリになります。

ダウンロード型(POP)のメールアプリ

ダウンロード型のメールアプリには、OutlookやWindowsLiveメール、Thunderbirdなどがあり、メールサーバーからメールをダウンロードしてパソコンに保存して表示する形式で、POPメールといいます。

従来のメールソフトの多くはこのタイプになります。

IMAPメールのメリット

パソコンやスマホ、タブレットなど、複数の端末でメールを確認したい場合に、どの端末でもサーバーと同期化されて同じ状態で送受信できるというのが大きなメリットです。
さらに、パソコンが壊れたとしても、メールが無くなる心配がないので安心です。

最初のWindowsの初期設定において、マイクロソフトアカウントを登録するような手順になっていて、様々なデバイスで設定を同期化できる機能を勧めるような形になっています。
そうすることでパソコンが壊れてしまっても、新しいパソコンを買って同じマイクロソフトアカウントでログインすれば設定が同期化されるので、バックアップを取っておく必要がなく、すぐに元通りの状態で使えるのでとても便利です。

Winメールアプリも同じく、利用中のパソコンが壊れてしまったとしても、新しいパソコンを購入してアカウント設定を行えば元通りの状態になるので、メールのバックアップを取っておく必要がありません。

IMAPメールのデメリット

メリットを見ていると、IMAPメールでいいじゃないかと思われることでしょう。確かに便利です。
しかし、サーバーとパソコンを同期化して閲覧している状態ということは、メールを削除しない限りどんどん古いメールがサーバーに溜まっていくということです。

GmailやYahooメールでも、何年も使い続けていると無料で利用できる容量の上限に近づいて、削除してくださいというメッセージがでてきます。特にファイル添付ような重たいメールを大量にやりとりされている方の場合は、わりとすぐに上限に近づいていきます。

レンタルサーバーでも、1アカウントごとに利用できるメールサーバーの容量に上限がありますので、何年もメールを削除せずに使っていると、いつかサーバーの容量の上限に達してしまうということになります。

サーバー容量の上限に達するとどうなるか?

サーバー容量の上限に達した場合に、メールの受信ができなくなります
レンタルサーバーによっては、大量のメールがサーバーに残っていると高負荷になることから強制的に削除される可能性もあります
ですので、受信したメールで残しておく必要のないものは、どんどん削除して管理する必要があります。

当面の間保存しておきたいというメールも、1年も経てば不要になっていることが大半です。

そうしたメールを定期的に削除していかないと、いずれ容量の上限に達してしまいます。画像など容量の大きな添付ファイルがついたメールを頻繁にやりとりされる場合は、その可能性はとても高いといえます。

POPメールのメリットとデメリット

サーバーからパソコンにメールがダウンロードされるので、サーバーの容量を気にせずにすみますが、複数のパソコンで利用する場合、受信したメールをサーバーに一定期間残すといった設定の工夫が必要です。

また、1台目のパソコンで不要なメールを削除したとしても、2台目のパソコンでは自動的に削除されないので、同様に削除の手続きが必要になりますので、すべてのデバイスで同じ状態にするためには、管理の手間が大きくなります。
その点、IMAPメールでは1台でメールを削除すれば、サーバーからも削除されて、その情報がほかのデバイスにも同期化されるので2代目のパソコンで削除しなくても勝手に削除された状態になります。
また、パソコンが壊れた際にはメールが無くなってしまうので、大事なメールはバックアップを取っておくか、2台以上のパソコンでメールを受信しておくようにするといった工夫が必要です。

Windows10メールアプリをPOP形式利用している場合は要注意

以上のように、利便性の面ではIMAPの方が優れていることがわかると思います。
あとは、しっかりと不要なメールは都度削除していき、年に1度くらいは過去のメールを整理して不要なものを削除するという作業を行うことを習慣化するようにしてください。

不要なメールをその都度削除し、時間が経って不要になった古いメールを定期的に削除するなど、メールを管理できる場合は何も問題ありません。
複数台の端末で共有できるなどのメリットの方が大きいです。

しかし、過去のメールを管理するのが面倒でそのままにしてしまうタイプの人は、POPメールのアプリが適していると言えます。

IMAPでうっかり過去のメールを削除せずにずっと残していると、サーバーにメールのデータが蓄積していくことになりますので、サーバー負荷をかけることになります。レンタルサーバーによってはサーバーに負荷がかかって他のユーザーに悪影響を及ぼす場合には、強制的にメールを削除したり利用停止にする可能性がありますので注意が必要です。

Windows10メールアプリでPOPメールの設定をしているから、受信メールの整理はしなくても大丈夫!と思っている方はいませんか?

実は、Windows10メールアプリは、POP形式でもアカウント設定できるのですが、動作はIMAPメールと同じになっているので、ダウンロードされません。

ですので、定期的に過去のメールを削除して整理しておかないと、いつか突然メールの受信ができない! とか、サーバー側で強制的にメールが削除されて、大事に保存していたメールが消えてしまった! といったトラブルが生じかねません。
Windows10メールアプリを利用している方は、必ず定期的に不要になったメールを削除して整理するようにしましょう。

ホームページ制作という仕事をしていると、お客様のメールアカウントの設定の相談に乗ることも多いのですが、このWindows10メールアプリを利用されている方も割と多いことから、サーバーがパンクすることを気にしています。

レンタルサーバーに用意されている容量は通常かなりあるので簡単にはパンクしませんが、何年もWindows10メールアプリを利用して大量のメールが残っている場合、いつメールが受信できないという事態が発生してもおかしくありません。

特に添付ファイルをつけてメールの送受信をされることが多い場合は、添付ファイルも含めてサーバーに残るために利用している年数が少なくても、早い段階で容量に達してパンクする可能性があります。

Windows10メールアプリを利用されている場合は、1年に1度くらいは、過去のメールを整理して削除するようにしてください。

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